คุณสมบัติของ MIS และ ลักษณะของระบบ MIS

คุณสมบัติของ MIS และ ลักษณะของระบบ MIS ที่ดี สรุปได้ดังนี้
- สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
- ใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร
- ช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น กลาง และ สูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
- มีความยืดหยุ่น และสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
- ต้องมีระบบรักษาความลับข้อมูลและจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ความแตกต่างของระบบ MIS และ TPS
- การใช้ระบบฐานข้อมูลร่วมกันของ MIS แทนการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลแบบแยกจากกันของระบบ TPS ทำให้มีความยืดหยุ่นพอที่จะให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ
- ระบบ MIS จะรวบรวมข้อมูลจากฝ่ายทำงานต่างๆ ขณะที่ระบบ TPS มีการใช้งานแยกจากกันในแต่ละฝ่าย
- ระบบ MIS จะให้สารสนเทศสำหรับผู้บริหารทุกระดับขณะที่ระบบ TPS จะให้สารสนเทศสำหรับระดับปฏิบัติการเท่านั้น
- สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการส่วนมากจะได้รับการตอบสนองทันทีจากระบบ MIS (จากความสามารถในการเรียกใช้ข้อมูลแบบ On-line) ในขณะที่ระบบ TPS มักจะต้องรอให้ถึงเวลาสรุป (จากรายงาน)
นอกจากนั้นยังมีระบบอื่นๆ ที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems : MIS) เพื่อช่วยในการตัดสินใจและการนำไปใช้ เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert system) ระบบอัจฉริยะ (Artificial intelligence) ในทางปฏิบัติเราจะต้องมีระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS) มาสนับสนุนการบริหารของผู้บริหารในระดับนโยบายและแผนขององค์การ จึงทำให้เกิดระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support System : ESS)

nunmn Tool & Tips computer

ระบบย่อยในระบบสารสนเทศ – MIS (ต่อ)

ระบบย่อยในระบบสารสนเทศ(ต่อ)

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Managemeny Information System: MIS)
เป็นระบบเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลหรือคนที่สัมพันธ์กับข้อมูล เพื่อการดำเนินงานขององค์การ หรือ MIS เป็นระบบซึ่งรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ(information)เพื่อการดำเนินงานการจัดการ และการตัดสินใจในองค์การ หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศ(information)ที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสามารถตัดสินใจในการวางแผน ควบคุมและปฏิบัติงานในองค์กรได้อย่างถูกต้อง ปกติแล้วผู้บริหารระดับกลางจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบนี้ และโดยทั่วไปแล้วระบบนี้จะเป็นแก่นกลางในการจัดการรายงาน ซึ่งเรียกว่า ระบบการจัดการรายงาน (Management Reporting System : MRS) ระบบนี้ช่วยในการจัดเตรียมรายงานเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งระบบนี้ได้คิดค้นขึ้นมาตั้งแต่ปี ค.ศ. ๑๙๖๐ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดเตรียมข้อมูลให้กับผู้บริหารเพื่อใช้ในการพิจารณาก่อนที่จะตัดสินใจดังที่กล่าวไว้ในข้างต้นรายงานที่เตรียมขึ้นมานี้เกิดจากการบันทึกข้อมูลอย่างกว้างในขั้นตอนระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) โดยทั่วไปข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่ในรูปของข้อสรุป (Summary report) หรือจะพิจารณารายละเอียดของข้อมูลก็ได้ (Detail report)

แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จากระบบ MIS สูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบMIS แล้วจะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือ ทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง ผู้บริหารระดับ สูง โดยระบบ MIS จะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศ ซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้มและภาพรวมขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบผลงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดีขอบเขตของรายงานจะขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศและจุดประสงค์ในการใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์หรือเหตุผิดปกติ ตัวอย่างรายงานที่ออกโดยระบบ MIS เช่น การวิเคราะห์การขายแยกตามพื้นที่ การวิเคราะห์ต้นทุน งบประมาณประจำปี การวิเคราะห์การลงทุน และตารางการผลิต เป็นต้น
ขอพอแค่นี้ก่อนนะครับ คราวหน้าจะเป็น คุณสมบัติของ MIS และข้อแตกต่างระหว่าง MIS ,TPS

nunmn Tool & Tip computer

ระบบย่อยในระบบสารสนเทศ- OIS (ต่อ)

ระบบย่อยในระบบสารสนเทศ(ต่อ)

ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System : OIS)
เป็นระบบสารสนเทศ(Information system : is )ที่ใช้ในสำนักงานโดยอาศัยอุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์ (Computer-base) เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) เครื่องโทรสาร (Facsimile) โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์ และสายสัญญาณ รวมถึงระบบโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคำ (Word processing) โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิส (Microsoft office) และโปรแกรมจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail) เป็นต้น ระบบสารสนเทศที่ใช้ในสำนักงานจะมีความยืดหยุ่นและคาบเกี่ยวกับขอบเขตของ TRS, MRS และ DSS นอกจากนั้นระบบความรู้ (Knowledge System) ซึ่งเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานก็มีบทบาทในการพัฒนาองค์การ เนื่องจากเป็นงานที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะ เช่น วิศวกร แพทย์ นักกฎหมาย และนักวิทยาศาสตร์ มีการใช้โปรแกรมเฉพาะงานในการออกแบบ CAD/CAM (Computer aid design, computer aid manufacturing) หรือการใช้โปรแกรมทางการแพทย์ เป็นต้น

nunmn tool & tips computer

ระบบย่อยในระบบสารสนเทศ-(TPS)

ระบบย่อยในระบบสารสนเทศ

ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System : TPS)

เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวันขององค์การ เช่น การบันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายต่อวัน การบันทึกรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เป็นการปฏิบัติงานในลักษณะซ้ำ ๆ กันทุกวัน (Routine) เพื่อเตรียมข้อมูลสำหรับการเชื่อมโยงกับตัวแปรอื่น ๆ เช่น ลูกค้า ผู้จำหน่ายวัตถุดิน (Supplier) คลังสินค้า (Inventory) การผลิต (Production) รวมทั้งบัญชีลูกหนี้ (Account receivable) บัญชีเจ้าหนี้ (Account payable) งบดุล (Balance sheet) และระบบการจ่ายเงินเดือน

nunmn tool tips

ระบบสารสนเทศ Information System

เป็นระบบหรือกระบวนการในการ เก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผล และการสร้างสารสนเทศขึ้นมาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ การประสานงาน และการควบคุม นอกจากนั้นยังช่วยผู้บริหารและพนักงานในการวิเคราะห์ปัญหา แก้ปัญหา และสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ โดย การสร้างระบบสารสนเทศ คือการประยุกต์ใช้ IT ให้ถูกต้องซึ่งจะต้องใช้อุปกรณ์ทางคอมพิวเตอร์ (Hardware) และโปรแกรม (Software) ร่วมกับผู้ใช้ (Peopleware) เพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในการได้มาซึ่งสารสนเทศที่มีประโยชน์ ดังนั้นการศึกษาระบบสารสนเทศจึงมีเนื้อหาที่กว้างกว่าการศึกษาวิชาคอมพิวเตอร์โดยตรง
ทั้งนี้เนื่องจากว่าเนื้อหาของการจัดการระบบสารสนเทศที่ครอบคลุมถึง
(๑) ศาสตร์และศิลปะในการจัดการและการตัดสินใจ
(๒) ศึกษาจิตวิทยาและพฤติกรรมของการแสดงออกซึ่งจะเป็นตัวกำหนดถึงความสำเร็จหรือล้มเหลวของระบบสารสนเทศ
(๓) ศึกษาเกี่ยวกับสภาพแวดล้อม (Environment) และการผลักดันทางด้านเทคโนโลยีเพื่อก่อให้เกิดโอกาสในการใช้ข้อมูลเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่นขัน
(๔) ศึกษาวิธีการสร้างระบบสารสนเทศ เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์ในการช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) ในทางธุรกิจ ประวัติ และวิวัฒนาการของระบบสารสนเทศ

การจัดโครงสร้างของสารสนเทศโดยแบ่งตามการนำไปใช้งาน แบ่งเป็น ๓ ระดับ(ระบบ) ดังนี้.-

๑. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผน นโยบาย กลยุทธ์ (Strategy) และการติดสินใจของผู้บริหารระดับสูง (Top management)

๒. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธี (Tactical) ในการวางแผนการปฏิบัติ และการตัดสินใจในผู้บริหารระดับกลาง (Middle management)

๓. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฏิบัติการ (Operational) และการควบคุมในขั้นตอนนี้ ผู้บริหารระดับล่าง (Bottom management) จะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน เช่น สารสนเทศในการติดตามขั้นตอนการทำงานของการสั่งการต่างๆ

nunmn tool & tips